Оформление деловых бумаг

Требования к оформлению деловой бумаги

Оформление деловых бумаг

Основы составленияи оформления деловых бумаг

Официально-деловойстиль– один из книжных стилейсовременного русского литературногоязыка, сформировавшийся как средствообслуживания официальных сфер общения:законодательной, дипломатической,служебной. Функциональная природаофициально-делового стиля определяетследующие его особенности:

  • использование специфической лексики,
  • повторяемость речевых средств на определенных участках типовых текстов,
  • особенности синтаксиса,
  • минимальная эмоциональная окрашенность текста.

Цель деловой бумаги– правильно и однозначно передатьинформацию. Поэтому при составленииофициальной бумаги важно знание и учетособенностей языка и стилясовременнойкорреспонденции, а также соблюдениепредъявляемых оформительскихтребований. Невыполнение этих условийзатрудняет работу с документами, лишаетих юридической и практической значимости.

Особенностиформы и содержания документа

Документы – тексты,написанные в канцелярско-деловомподстиле, – занимают в жизни современногочеловека значительное место, онирегулируют его социальную жизнь.Значимость документа, его ролиподдерживается на государственномуровне: официальные бумаги подвергаютсястандартизации,т. е. требования ксоставлению документов утверждаютсязаконодательно, через ГОСТ (Государственныйстандарт).

Документы описываютсамые разнообразные ситуации, возникающиев жизни человека, и для каждого из нихсуществует свой способ описания, свойжанр. Тексты определённого жанрасоставляются по шаблону, модели,задаваемой этим жанром.

Чаще всегоавтор, создающий документ, не выбираетто или иное языковое средство из рядасинонимичных, а воспроизводит то, котороедиктуется ему жанром.

Так, для заявленияо приёме на работу стандартна фразаПрошу принять меня на работу в качестве…и невозможна –Хочу работать у вас.

Существует дватипа документов:

– служебнаядокументациядокументы,регламентирующие деятельность учрежденийи их работников, органов управления играждан, им подвластных;

– официально-деловаяпереписка– документы, фиксирующиеотношения между различными учреждениямии их работниками, связанными деловой икоммерческой деятельностью.

В рамках служебнойдокументации выделяют группы жанров,объединяемых по ряду признаков –функциональному, содержательному,временному (по срокам исполнения):

– личныедокументы(автобиография, анкета,резюме, заявление, доверенность и др.);

– распорядительныедокументы(постановление, приказ,распоряжение и др.);

– административно-организационные(договор, контракт, отчёт, устав и др.);

– информационно-справочные(акт, выписка, докладная записка, справкаи др.).

Жанры официально-деловойпереписки определяются в первую очередьцелями, которые ставит перед собойсоставитель: письмо-приглашениесодержит информацию о проведениимероприятия и приглашение адресатупринять в нём участие,письмо-подтверждениеуказывает на согласие адресанта спредложениями адресата, в гарантийномписьме говорится об обязательствах,которые берёт на себя адресант передадресатом.

Жанрыканцелярско-делового подстилямногообразны, их изучение составляетпредмет особой профессиональной отраслизнания – делопроизводства, которомуобучаются в специальных учебныхзаведениях.

Текст любогодокумента должен отвечать следующимтребованиям:

  • ясность и понятность,
  • краткость,
  • завершенность,
  • любезность,
  • грамотность.

Ясность ипонятностьписьма обеспечиваетсяоднозначным толкованием слов и выражений,правильной расстановкой пунктуационныхзнаков, рациональным построениемпредложений, если необходимо –абзацнымчленением текста. Использованиеархаизмов, диалектизмов, неологизмов,употребление слов в несвойственныхзначениях нежелательно, так как усложняетпонимание текста.

Краткость(лаконичность)предполагает исключениеиз содержания письма всех второстепенныхдеталей, повторов и длинных оборотовречи. Вместе с тем нельзя игнорироватьосновные факты, относящиеся к делу, каки все те выражения и обороты, которыеподчеркивают любезность, сердечностьи добрую волю пишущего.

Завершенность(полнота) содержания не должна бытьпринесена в жертву краткости. Всеосновные мысли и соображения авторадолжны быть изложены в письме. Иногда,чтобы не нарушать целостность и логическуюстройность текста, делаетсяpostscriptum(P.S.),в котором приводится дополнительнаяинформация, в том числе и не имеющаяпрямого отношения текста.

Любезность(учтивость)– необходимое требованиек деловым бумагам. Даже при самыхнеприятных обстоятельствах в деловыхписьмах (как и в любом другом видеобщения) не допускаются сарказм иоскорбления.

Распоряжения сегоднярекомендуется облекать в форму просьбы,вопроса.

Не желательно злоупотреблятьличным местоимением “я”, “мне”,чтобы персонифицированная форма неподменяла общественную значимость делаличными потребностями адресанта.

Грамотность,правильность– соответствие речилитературным нормам – являетсяобязательным требованием к документам.Деловая бумага должна быть безупречнойс точки зрения языка, с этой цельювнимание обращается на следующиеаспекты:

1) правильноепостроение предложений в соответствиис нормами языка;

2) соблюдениеорфографических норм;

3) соблюдениепунктуационных норм;

4) написание чисел(числа до десяти пишутся словами, числасвыше десяти – цифрами).

Указанныесодержательные особенности характерныдля любой деловой бумаги, но без соблюденияоформительских требований бумага неможет иметь юридической и практическойзначимости. Именно поэтому важно знаниеи учет при составлении деловой бумагиряда оформительских правил.

  • Объем текста должен быть не больше одной страницы (желательно).
  • Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений.
  • Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.
  • Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое, между словами делаются пробелы в несколько интервалов.
  • Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал.
  • Документ пишется в соответствии с формуляром– жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки –реквизиты. Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
  • В документах используются клише – языковые формулы, которые не порождаются, а воспроизводятся (довожу до вашего сведения; проживающий по адресу; мы, нижеподписавшиеся…; прошу Вашего разрешения и т.д.)
  • Автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. в деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения (ввиду, по причине, в целях, в соответствии, в подтверждении, согласно и т.п.)
  • Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения и прощания (Уважаемый, глубокоуважаемый, с уважением, благодарим вас, будем признательны и т.п.).
  • Следует избегать фамильярного обращения к адресату (дорогой,тывместовы), навязывания своей точки зрения (прошу решить вопрос положительно), отказа на просьбу без указания причины.

Официально- деловая переписка

Официально-деловаяпереписка– документы, фиксирующиедеятельность отношения между различнымиучреждениями и их работниками, связаннымиделовой и коммерческой деятельностью.

По тематическомупризнаку официально-деловую перепискуразделяют на:

  • деловую корреспонденцию(переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия);
  • коммерческую корреспонденцию(письма-запросы, предложения (оферта, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональномупризнаку различают:

  • письма, требующие письма-ответа(письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение);
  • письма, не требующие письма-ответа(письма-подтверждения, письма-извещения, сопроводительные письма).

По особенностямкомпозиции различают:

  • одноаспектное(посвящено одному вопросу, проблеме);
  • многоаспектное (многоцелевое)(содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии).

Каждому изсуществующих аспектов содержания письмасоответствуют традиционно сложившиесяязыковые модели, содержащие ключевыеслова: гарантируем, приглашаем, сожалееми т.п.

Источник: https://studfile.net/preview/1900918/

Деловые бумаги

Оформление деловых бумаг

Д е л о в ы е б у м а г и

Составление, оформление, редактирование

Методическая разработка

для студентов всех специальностей технического вуза

Екатеринбург

УДК 651.5:81’36 (076)

Составители О.В. Бабенко, А.Ю. Ларионова

Научный редактор доц., канд.пед.наук Л.А.Копцева

Деловые бумаги: составление, оформление, редактирование:

Методические указания для студентов всех специальностей технического вуза. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2004. 22 с.

Дидактический материал, представленный в данной работе, нацелен на формирование речевых и оформительских навыков в составлении деловых бумаг и предназначен для слушателей курсов «Язык делового общения», «Риторика и основы языка делового общения», «Культура речи».

Подготовлено кафедрой «Русский язык»

ÓГОУ ВПО «Уральский государственный

технический университет-УПИ», 2004

1. Основы составления и оформления деловых бумаг

Официально-деловой стиль – один из книжных стилей современного русского литературного языка, сформировавшийся как средство обслуживания официальных сфер общения: законодательной, дипломатической, служебной. Функциональная природа официально-делового стиля определяет следующие его особенности:

· использование специфической лексики,

· повторяемость речевых средств на определенных участках типовых текстов[1],

· особенности синтаксиса,

· минимальная эмоциональная окрашенность текста.

Цель деловой бумаги – правильно и однозначно передать информацию. Поэтому при составлении официальной бумаги важно знание и учет особенностей языка и стиля современной корреспонденции, а также соблюдение предъявляемых оформительских требований. Невыполнение этих условий затрудняет работу с документами, лишает их юридической и практической значимости.

Особенности формы и содержания документа

Текст любого документа должен отвечать следующим требованиям:

– ясность и понятность,

– краткость,

– завершенность,

– любезность,

– грамотность.

Ясность и понятность письма обеспечивается однозначным толкованием слов и выражений, правильной расстановкой пунктуационных знаков, рациональным построением предложений, если необходимо –абзацным членением текста. Использование архаизмов, диалектизмов, неологизмов, употребление слов в несвойственных значениях нежела-тельно, так как усложняет понимание текста.

Краткость (лаконичность) предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. Вместе с тем нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.

Завершенность (полнота) содержания не должна быть принесена в жертву краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность текста, делается post scriptum (P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения текста.

Любезность (учтивость) – необходимое требование к деловым бумагам. Даже при самых неприятных обстоятельствах в деловых письмах (как и в любом другом виде общения) не допускаются сарказм и оскорбления.

Распоряжения сегодня рекомендуется облекать в форму просьбы, вопроса.

Не желательно злоупотреблять личным местоимением “я”, “мне”, чтобы персонифицированная форма не подменяла общественную значимость дела личными потребностями адресанта.

Грамотность, правильность – соответствие речи литературным нормам – является обязательным требованием к документам. Деловая бумага должна быть безупречной с точки зрения языка, с этой целью внимание обращается на следующие аспекты:

1) правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;

2) соблюдение орфографических норм;

3) соблюдение пунктуационных норм;

4) написание чисел (числа до десяти пишутся словами, числа свыше десяти – цифрами).

Важность названных требований для делового общения очевидна, так как

грамматическая правильность

¯[2]

ясность речи (устной и письменной)

¯

доступность

¯

действенность.

Указанные содержательные особенности характерны для любой деловой бумаги, но без соблюдения оформительских требований бумага не может иметь юридической и практической значимости. Именно поэтому важно знание и учет при составлении деловой бумаги ряда оформительских правил.

Требования к оформлению деловой бумаги

· Объем текста должен быть не больше одной страницы (желательно).

· Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений.

· Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.

· Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое, между словами делаются пробелы в несколько интервалов.

· Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал.

2. Виды деловых бумаг (мини-жанры)

2.1. Заявление

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Обратите внимание на следующие особенности составления заявлений.

1. Названия адресата и адресанта находятся одно под другим, имеют одинаковые границы оформления, располагаются ближе к правому полю.

2. Оформление наименования адресата:

· если адресат – организация, то название адресата ставится в винительном падеже;

· если адресат – должностное лицо, то название должности и фамилия ставятся в дательном падеже.

3. Фамилия адресанта (заявителя) пишется в родительном падеже.

4. Наименование деловой бумаги стоит ниже наименования адресата (пробел 1-2 интервала) с отступом от левого поля в треть строки.

5. Оформление наименования допускается в 2-х вариантах:

· наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ (см. образец 1),

· наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ (см. образец 2).

6. Текст заявления пишется с красной строки и всегда начинается со слова “Прошу”.

7. Дата и подпись обычно находятся на одной строке. Дата ставится ближе к левому полю листа (название месяца предпочтительнее писать словом), подпись ставится ближе к правому полю листа.

Образец 1 Декану ТЭФ УГТУ-УПИ Дубинину А.М. Павлова М.П., студента гр. Т-247   заявление.   Прошу предоставить свободный график сдачи экзаменов, т. к. во время зимней сессии, с 10 по 20 января 2003 г., в Тюмени состоятся соревнования по боксу, в которых я принимаю участие.     15 ноября 2002 г. Подпись  
Образец 2   Декану ТЭФ УГТУ-УПИ Дубинину А.М. от Павлова М.П., студента гр. Т-247   Заявление   Прошу предоставить свободный график сдачи экзаменов, т.к. во время зимней сессии, с 10 по 20 января 2003 г., в Тюмени состоятся соревнования по боксу, в которых я принимаю участие.     15 ноября 2002 г. Подпись  

2.2. Объяснительная

Объяснительная – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, происшествие. Объяснительная представляется вышестоящему должност-ному лицу.

Обратите внимание на следующие особенности составления объяснительной:

1. Наименование адресата–должностного лица ставится в форме дательного падежа (должность, фамилия, инициалы).

2. Наименование адресанта ставится в форме родительного падежа: фамилия, инициалы, запятая, должность, запятая, адрес (адрес указывается не всегда).

3. Оформление наименования деловой бумаги допускается в двух вариантах:

· наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ;

· наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ.

4. Краткий текст-изложение произошедшего и его аргументация (с целью соблюдения краткости обычно используются отыменные предлоги в связи + с чем, по причине + чего).

Образец

Источник: https://lektsii.org/2-21729.html

Как писать деловые бумаги

Оформление деловых бумаг

Каждому человеку в жизни приходится сталкиваться с деловыми бумагами: либо получать их, либо составлять самому. Но далеко не каждый, даже научившись писать пространные сочинения, составлять конспекты, умеет толково писать, например, заявление или акт.

К деловым бумагам относятся:

· заявления,

· отношения,

· расписки,

· счета,

· докладные записки,

· доверенности,

· справки,

· автобиографии,

· протоколы,

· договоры,

· трудовые соглашения,

· характеристики,

· приказы,

· объявления,

· деловые письма,

· различные акты и др.

Для деловых бумаг характерен особый стиль, особые обороты речи

(канцеляризма), общепринятые штампы.

Деловые бумаги – важные документы. Каждый из них в течение определенного срока хранится в делах учреждений, организаций, фирм. Поэтому нужно очень серьёзно подходить к составлению и написанию любой деловой бумаги. Следует писать их чётким почерком, конкретно и логично, обязательно оставлять поля шириной 3-4 см с левой стороны на каждом листе бумаги.

Заявление

Заявление пишется только от руки. Форма его такова: сверху в полную строчку указывается наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано. Ниже столбцом (от середины строки) указывается должность, фамилия, имя, отчество

(полностью) и адрес подателя заявления, а затем посредине строки пишется слово «Заявление» (с прописной буквы). Далее с красной строки излагает текст заявления, в конце которого слева проставляется дата подачи, справа – подпись заявителя.

Директору государственного предприятия «Русские самоцветы»

от Петровой Марии Ивановны,

проживающей в Санкт-Петербурге,

по ул. Качалово д. № 8, кр. 17

Заявление

Прошу принять меня на вверенное Вам предприятия контролером ОТК. В этой должности я работала на заводе «сигнал»Санкт-Петербурга в течение 5 лет.

14.03.04. Подпись /М. И. Петрова/

______________________________

1 Допустимо писать и без предлога «от», а просто: Петровой и т.д.

Отношение

Отношение пишется по форме заявления. Но отношение – это обращение от имени учреждения или должного лица. Поэтому в левом углу листа ставится штамп учреждения. В конце отношения – подписи ответственных лиц или лице.

Доверенность

Доверенность – это письменное полномочие одного лица (доверителя), выдаваемое им другому лицу (поверенному) на право не выступать от его имени (например, получить материальные ценности, деньги). Подпись доверителя заверяется, ставится гербовая печать того учреждения, где работает данное лицо.

Доверенность

Я, Иванов Петр Сергеевич, доверяю Голубевой Марии Алексеевне получить от фирмы «Прометей» причитающуюся мне зарплату за январь 2005 года в сумме восемь тысяч рублей.

2.01.05. г. Подпись /П. С. Иванов/

Собственноручную подпись Иванова П. С. заверяю

(Подпись заверяющего лица)

(Печать)

Счет

Счет. Заглавие этого документа пишется по форме заявления, т. е. указывается полное наименование учреждения, которому предъявляется счет.

Автобиография

Я, Макаров Андрей Петрович, родился 21 сентября 1980 года в Ленинграде в семье инженера. (Далее описывается окончание учебы, указывается, кем и где работал, а в конце сообщается состав семьи).

Наша семья состоит из четырех человек: отец, Макаров Петр Иванович, работает инженером на предприятии «Сигнал»; мать, Макарова Мария Сергеевна, – домохозяйка; брат, Макаров Сергей Петрович, учится на II курсе педагогического университета имени Герцена.

28.09.04. г. Подпись /А. П. Макаров/

Характеристика

Характеристика – официальный документ с отзывом об учебной, служебной, научной, общественной деятельности какого-нибудь лица. Ее могут писать руководитель учреждения (предприятия), классный руководитель, местный комитет и др.

Характеристика пишется по следующей форме: в центре строки пишут слово «характеристика», на второй строке, справа, указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование того, о ком пишут отзыв. В конце ставится дата, печать и подпись руководителя.

Характеристика

Иванова Василия Петровича,

1980 года рождения, образование

среднее

Иванов Василий Петрович работает с 15 августа 2002 года слесарем на заводе «Сигнал» Санкт-Петербурга.

За время работы (далее описывается его служебная и общественная деятельность на заводе).

24.12.04. г. Директор завода / С. Б. Иванов/

Источник: http://express-externat.spb.ru/2009-12-19-15-52-30/49-2009-12-19-18-59-01/84-2009-12-09-22-20-15

Правила оформления деловых бумаг

Оформление деловых бумаг

Тема:  Документационное обеспечение делового общения.

работы.

1.Виды деловых бумаг.

2.Общие правила оформления документов.

Краткие теоретические сведения.

Виды деловых бумаг. Среди деловых бумаг различают письмо, приглашение, расписку, объявление, рекламу, справку, удостоверение, доверенность, заявление, объяснительную записку, протокол, автобиографию, характеристику, резюме.

Не все данные виды и не всегда используются в жизни, однако знать их структуру необходимо каждому грамотному человеку.

Письмо бывает личным и служебным, служебные письма различаются на сопроводительные, открытые, письмо-сопровождение, письмо-просьба, письмо-ответ, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-приглашение.

К ним по структуре близки приглашения – письма, записки с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Они бывают личные и служебные. Доверенность – письмо, удостоверяющее личность того, кому что- либо необходимо доверить.

Эти документы также различаются по видам, могут быть личные и официальные, и по срокам действия – разовые и длительные. Особенно часто человеку проходиться сталкиваться с деловым письмом при оформлении различных видов работ. Даже учащимся 5-8 классов не раз приходилось писать объяснительные, заявления, давать объявления, вести протокол классного собрания, оформлять резюме для конкурса и т.д.

Попробуем установить, как правильно, точно и грамотно оформлять данные документы.

Виды деловых бумаг.

Устное индивидуальное сообщение обучающихся 5 человек с представлением образцов. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ БУМАГ.

  1. Личные документы
    1. Заявление
    2. Доверенность
    3. Автобиография
    4. Пример автобиографии
    5. Жалоба. Основные положения
    6. Жалоба. Структура текста
    7. Резюме
    8. Пример резюме
    9. Служебная характеристика
  2. Административно-организационные документы
    1. Положение, правило, инструкция
    2. Правила составления и оформления должностных инструкций
    3. Контракт, договор: виды договоров, основные составляющие договора
    4. Оформление договора
      • Преамбула
      • Предмет договора. Условия договора
      • Срок действия договора. Реквизиты сторон
      • Приложения. Подписи сторон
    5. Дополнительные материалы к договору
    6. Трудовой договор
    7. Договор гражданско-правового характера
  3. Распорядительные документы
    1. Виды распорядительных документов
    2. Приказ. Общие правила оформления
    3. Приказ. Заголовок и текст
    4. Выписка из приказа
    5. Распоряжение
    6. Указание
  4. Информационно-справочные документы
    1. Виды информационно-справочных документов
    2. Справка
    3. Докладная записка
    4. Объяснительная записка
    5. Служебная записка
    6. Акт
    7. Протокол. Особенности оформления
  5. Деловые письма.

Общие правила оформления документов.

Составление конспекта по плану.

Правила оформления деловых бумаг.

Приглашение. Приглашение – письмо, записка с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Бывают личные и служебные.

Структура пригласительного билета • Обращение • Точное, краткое изложение содержания приглашения • Указание места и времени проведения мероприятия • Наименование учреждения или фамилии лиц, ответственных за приглашение Расписка Расписка – документ с подписью, удостоверяющей получение чего-либо (денег, ценных вещей и документов).

Структура расписки

• Наименование документа • ФИО, должность лица, дающего расписку • Наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо • Наименование полученного с указанием количества и суммы • На основании чего получены ценности (документ, распоряжение, просьба и т.д.) • Подпись получателя • Дата составления расписки. Объявление

Объявление – письменное и словесное извещение, заявка о каких-либо мероприятиях

Структура объявления • Время • Место • Наименование • Ответственный

Реклама

Реклама – 1.Информация о потребительских свойствах товаров и различных видах услуг с целью их реализации, создания спроса на них. 2. Распространение сведений о лице, организации, произведении литературы и искусства и т.д. с целью создания им популярности.

План рекламы

• Лозунг (обращение, заголовок) • Информация • Призыв к действию • Адрес рекламодателей. Справка, удостоверение Справка – сведения о чём-нибудь, полученные после поисков ответа на запрос и т.п. Удостоверение – документ, удостоверяющий что-нибудь.

Структура справки

• Наименование документа • Дата выдачи и номер документа • Кому (иногда и кем) выдан документ • Текст документа • Подпись лица (лиц), выдавшего документ

Объяснительная записка

Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях по инициативе подчинённого. В служебной записке обычно излагается просьба или сообщение. Докладная записка – составляется тогда, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения.

Структура объяснительной записки

• Адресат (кому, где указываются должность, ФИО) • Наименование документа • Дата составления документа • Заголовок к тексту, раскрывающий содержание (если текст большой по объёму) • документа • Наименование должности, ФИО, подпись заявителя

Структура служебной записки

• Кому (наименование должностного лица, его ФИО) • От кого (наименование должностного лица, его ФИО) • Что просят, о чём сообщают • Для чего и с какой целью • На основании чего

• Дата и подпись подающего служебную записку

Структура докладной записки • Адресат (наименование должностного лица, его ФИО) • От кого (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов.

Если это лицо не является служащим данного учреж-дения или предприятия, то пишется подробный адрес) • Наименование документа • , система доказательств • Краткие выводы о намеченных мероприятиях или обязательствах выполнить задание, порученное к такому-то сроку, и т.д. • Дата и подпись составителя докладной записки

Доверенность

Доверенность – письменное полномочие, выданное от имени физического или юридического лица. Доверенный – действующий по чьей-нибудь доверенности, полномочию, доверенное лицо. Доверитель – лицо, выдавшее кому-нибудь доверенность.

Структура доверенности

• Наименование документа • Адресат (должность, звание, ФИО) • Полное название доверяющего учреждения или лица (доверителя) • Срок действия доверенности • Что именно и откуда доверяется получить • На каком основании (название, номер и дата документов) • Дата и подпись того, кто даёт доверенность • Наименование должности ответственного лица, его подпись и печать учреждения, заверяющего подпись лица, выдавшего доверенность • Дата, когда эта подпись была заверена

Структура официальной доверенности

• Ссылка на документы, согласно которым следует получить ценности • Образец подписи того лица, которое будет получать по этой доверенности, в некоторых случаях указываются номер и серия его паспорта • Гербовая печать

Заявление

Заявление – 1.Официальное сообщение в устной или письменной форме. 2. Письменная просьба о чём-нибудь.

Структура заявления

• Наименование адресата (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Эта часть заявления распола-гается по правой стороне листа). Наименование адресата не отделяется запятой от наименования подателя заявления и перед словом «заявление» тоже не требуется никакого знака (если не надо закрыть предшествующее обособление). • ФИО и должность (иногда указывается адрес) заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа) • Наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова «заявление» ставится точка) • Текст просьбы с кратким её обоснованием (пишется с красной строки) • Подпись заявителя (пишется внизу справа) • Дата (ставится слева под текстом ниже подписи)

Протокол

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Структура протокола

Вводная часть • Наименование – протокол №… . • Протокол чего (заседания, общего собрания, совета, совещания и т.п.) • Дата • Сведения о количестве присутствующих (ФИО присутствующих сотрудников и приглашённых, с указанием учреждения, которое они представляют, место работы и должность). • Фамилия и инициалы председателя и секретаря • Повестка дня (вопросы располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируются в имени-тельном падеже) Основная часть • Кого слушали по первому вопросу (слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами на одной линии цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса, с указанием после двоеточия названия вопроса, на следующей строчке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (их обычно подчеркивают) а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада) • Кто выступал в прениях и что говорил • Что по данному вопросу постановили. (Стиль протокольных решений – распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования) • Подписи председателя и секретаря собрания Выписка из протокола Выписка из протокола – копия части документа, которая выдается на руки и служит подтверждением определённых фактов, используемых в качестве юридического доказательства.

Структура выписки из протокола

• Название организации • Дата проведения собрания (совещания, совета и т.д.) • Номер протокола • Рассматриваемый вопрос • Принятое по данному вопросу решение • Наименование лиц, подписавших протокол • Подпись секретаря или начальника секретариата, подтверждающего правильность выписки • Дата выдачи выписки • Печать

Автобиография

Автобиография – описание жизни.

Структура автобиографии

• Наименование (заголовок) документа • ФИО • Дата рождения (число, месяц, год) • Место рождения (село, город, район, край, область, республика) • Родители (их полное имя отчество, чем занимаются) • Образование (когда, где и какую школу и другие учебные заведения окончил) • Прохождение службы в армии (для военнообязанных) • Трудовая деятельность (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время) • Состав семьи (где и кем работают или где учатся члены семьи) • Поощрения, награждения (если имеются) • Подпись (справа) • Дата (слева)

Характеристика

Характеристика – 1. Описание характерных отличительных качеств, свойств и черт кого- или чего-нибудь. 2. Официальный документ с отзывом о служебной, общественной и другой деятельности кого-нибудь.

Структура характеристики

• Название документа • ФИО, год и место рождения того человека. Которому даётся характеристика • Сведения об учёбе (службе, работе) (аргументированные) • Интересы, увлечения, способности • Работа над самообразованием, физическим и духовным развитием • Взаимоотношения в коллективе, с товарищами. • Выполнение общественно полезной работы • Вывод, пожелания • Цель составления характеристики • Подпись руководителя организации (предприятия, учреждения), где характеризуемый учится, проходит службу, работает • Дата

• Печать

Источник: https://studopedia.ru/23_48735_pravila-oformleniya-delovih-bumag.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.